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Administración: Balance Anual

El Balance


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Presentación de Balance Anual
 

En todos los Reglamentos de Copropiedad y Administración existe un artículo donde se hace constar -dentro de las funciones del Administrador-, una de sus tantas obligaciones, la cual deberá realizar una vez al año ante la  Asamblea Anual Ordinaria y que apunta a:

  • Rendición anual de gastos

  • Presentación de Balance

  • Plan General de Gastos para siguiente año

Lamentablemente, y a la fecha, al no existir una reglamentación a escala nacional que imponga la formalidad con la que debería presentarse un Balance, permite que dicha presentación quede al libre albedrío de los administradores.

De esta manera se han visto "simples tablitas en formato Excel" que alegan constituirse en Balance Anual, una verdadera falta de respeto a la concepción original del legislador.

Sin lugar a dudas el Balance Anual debe reflejar -discriminadamente-, todos los movimientos de entradas y salidas  originados en cada una de las cuentas del Consorcio en un período determinado, los cuales deberían ser equivalentes  a los saldos informados mensualmente por la Administración en las liquidaciones de expensas.

En Grupo CaiXas nos tomamos en serio esta tarea y elaboramos Balances Anuales muy similares a los siguientes:

Obviamente el Balance deberá estar firmado por el Administrador, pues sólo él es el responsable de los datos allí volcados. De allí que muchas administraciones "dudosas" evitan realizar balances de este tipo y sólo se limitan a realizar "meros resúmenes de estados de cuenta" que arrojan totales que resultan imposibles de verificación por parte de los copropietarios y que sólo dependerán de una auditoría para corroborar su veracidad. 


Con cuánta anticipación debe presentarse el Balance Anual?

Debido a que la Asamblea será quien tendrá en sus manos la Aprobación o NO del Balance presentado por el Administrador, se entiende que los Copropietarios deberán contar con su propio ejemplar con la suficiente antelación previa a la Constitución de la Asamblea, de modo de poder analizar personalmente el mismo antes de decidir o no su aprobación.

Teniendo en cuenta que los Reglamentos de Copropiedad obligan a los Administradores a Convocar a Asambleas con determinada anticipación, alcanzará con enviar una copia del balance a cada copropietario juntamente con la Convocatoria debida, siempre y cuando se respeten los plazos de anticipación estipulados en el Reglamento.


Exhibición de Documentación

El Administrador -en su carácter de Mandatario- y en base a lo dispuesto el Código Civil, debe rendir "cuentas documentadas de su gestión", lo cual implica que deberá presentar TODA la DOCUMENTACIÓN que avale la rendición de cuentas (o Balance) presentada.

En Grupo CaiXas solemos estipular días y horarios flexibles para la "Exhibición de Documentación", los cuales varían dependiendo la cantidad de unidades del Consorcio (A mayor cantidad de copropietarios, mayor cantidad de días de exhibición).

Dentro de la Documentación exhibida se encuentran Facturas de Proveedores, Recibos por Cobranzas, Legajos del Personal con sus recibos de sueldos suscriptos por los dependientes; Comprobantes de Aportes y Cargas Sociales con sus correspondientes Declaraciones Juradas; Pólizas de Seguros y sus pagos; Extractos y Conciliaciones Bancarias; Balances Mensuales; Convenios con Morosos; Carpetas con seguimientos de mantenimientos obligatorios; Carpetas de Juicios y Cobros; y cualquier otra documentación que resulte necesaria para justificar cada ítem que compone el Balance. 

 

 

 

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