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Administración: Libros Obligatorios / Libro de Actas

Introducción


Otros Libros del Consorcio
* de Actas
* de Administración
* de Asuntos Legales
* de Control de Seguridad Edilicia
* de Control Sanitario y Agua Potable
* de Datos y Declaraciones Juradas
* de Ingreso y Egreso de Control Proveedores
* de Inspección de Ascensores
* de Inventario
* de Órdenes
* de Proveedores y Presupuestos
* de Registro de Correspondencia
* de Registro de Firmas
* de Remuneraciones


Libro de Actas de Asambleas (Introducción)
 

¿Qué es un Acta?
Un "acta" es un testimonio escrito de sucesos que se transcriben en el instante mismo de estar sucediendo.

El Libro de Actas
Todos los actos entre personas reunidas por un mismo fin, con el claro propósito de deliberar y acordar algo en torno a un cierto Orden del Día, deben dejar constancia en "actas", las cuales serán contenidas en un libro debidamente foliado, donde, -precisamente-, se transcribirán todas las resoluciones de la Asamblea de Copropietarios. 

Se denomina "Foja" a cada una de las páginas de un Libro de Actas.

La numeración de las actas seguirá correlativamente en los tomos sucesivos del mismo año. Si al finalizar el año quedan más de 5 fojas útiles, se procederá por nota marginal, en el acta siguiente, a consignar el cierre y efectuar la apertura del tomo para el año que se inicia en la otra acta. Caso contrario, se inutilizan.

Las actas se registran en los libros correspondientes, una después de otra, en orden numérico y cronológico, consignándose con números claros en la parte superior de la misma (Acta Nº ...).

Todos los libros de actas de un consorcio de propietarios son obligatorios según la Ley 13.512 y deben ser previamente rubricados por un notario público (escribano) y asentados en el Registro de la Propiedad Inmueble. 
 


Rúbrica
La rúbrica se realiza dentro de la jurisdicción donde se encuentre localizado el bien.

En C.A.B.A. será en el Registro de la Propiedad inmueble; En la Provincia de Buenos Aires y de acuerdo a la Ley Ley 9473/1979, serán los Escribanos quienes se encarguen de dicha gestión.

Art. 5 Decreto 18.734: “Las decisiones que tome el consorcio de propietarios conforme al Art. 10 de la ley 13.512, se harán constar en actas que firmarán todos los presentes. El libro de actas será rubricado…” 
Cuando el Libro de Actas está debidamente rubricado, veremos en la primera hoja del mismo lo siguiente:
. Número del Libro de Actas (si es el primero, el segundo, etc.);
. Protocolo notarial conteniendo cantidad de fojas ("xxx") de la 1 a la "xxx";
. Nombre, dirección y ubicación del Consorcio de Propietarios;
. Datos del registro del Reglamento de Copropiedad y Administración;
. Firma, sello y matrícula del escribano interviniente en la rúbrica del Libro de Actas;
. Firma y sello del representante del Registro de la Propiedad Inmueble;
. Estampillado fiscal;

En cada página (foja) y sobre el folio correspondiente, aparecerá un sello del Ministerio de Justicia de la Nación;
En la última página (foja) se repetirá la firma y el sello del representante del Registro de la Propiedad Inmueble.


Ausencia del Libro de Actas
La ausencia del Libro de Actas no es excusa para no dejar asentado lo tratado en la Asamblea, debido a que lo que ésta resuelve, reviste el carácter de ley.
Por lo tanto, lo más apropiado será concurrir a un notario público (escribano), quien deberá dejar constancia pormenorizada de todo lo efectuado en la reunión Asamblearia labrando el acta de Asamblea completa.

Dado que la redacción la efectúa el Notario, su firma “da fe” de lo expuesto y el instrumento resultante resulta "indubitado" (fehacientemente válido).

Difícilmente alguien podrá redargüir dicha acta de Asamblea de falsedad y su contenido hará fe ante cualquiera de los copropietarios, asistentes o ausentes, aún sin la notificación que dispone el decreto reglamentario de 18.734/49 de la Ley 13.512, o ante cualquier instancia comercial o judicial.
 
“Actas Volantes”
Se le suele llamar así a un papel común o romaní, normalmente papel tamaño oficio, color blanco, que aparentemente impresiona como "legal" y que algunos propietarios intentan reemplazar por las actas notariales a fin de evitar los gastos de escribanía.

Dicho instrumento privado sólo es "válido ante los copropietarios" que estamparon su firma en él, pero NO para quienes no asistieron a la Asamblea, o, incluso, para terceros ajenos al consorcio pero involucrados en negocios consorciales, máxime teniendo en cuenta que no intervinieron en el acto ni en el acta.

Sin perjuicio de ello y ante la ausencia del Libro, -y frente a situaciones límites o extremas-, podrá levantarse un Acta con todas las formalidades y luego anexarla a aquel. Se entiende que, -si en lugar de anexarse-, se transcribe, dicho Acta deberá ser suscripta por los mismos Asambleístas que firmaron el Acta Volante original, ratificando, obviamente, todo lo allí expuesto.  


Adulteración de Libro de Actas
El Libro de Actas, -debidamente rubricado-, se constituye en  documento público y, por lo tanto, su adulteración es delito "penal".

Cap. III - Falsificación de documentos en general
Art.292.- El que hiciere en todo o en parte un documento falso o adultere uno verdadero, de modo que pueda resultar perjuicio, será reprimido con reclusión o prisión de uno a seis años, si se tratare de un instrumento público y con prisión de seis meses a dos años, si se tratare de un instrumento privado.
Si el documento falsificado o adulterado fuere de los destinados a acreditar la identidad de las personas o la titularidad del dominio o habilitación para circular de vehículos automotores, la pena será de tres a ocho años.
Para los efectos del párrafo anterior están equiparados a los documentos destinados a acreditar la identidad de las personas, aquellos que a tal fin se dieren a los integrantes de las fuerzas armadas, de seguridad, policiales o penitenciarias, las cédulas de identidad expedidas por autoridad pública competente, las libretas cívicas o de enrolamiento, y los pasaportes, así como los certificados de parto y de nacimiento.

Art.293.- Será reprimido con reclusión o prisión de uno a seis años, el que insertare o hiciere insertar en un instrumento público declaraciones falsas, concernientes a un hecho que el documento deba probar, de modo que pueda resultar perjuicio.
Si se tratase de documentos o certificados mencionados en el último párrafo del artículo anterior, la pena será de tres a ocho años.

Art.294.- El que suprimiere o destruyere, en todo o en parte, un documento de modo que pueda resultar perjuicio, incurrirá en las penas señaladas en los artículos anteriores, en los casos respectivos.

Art.296.- El que hiciere uso de un documento o certificado falso o adulterado, será reprimido como si fuere autor de la falsedad.


Anulación de un Acta de Asamblea
Las actas firmadas por los responsables no pueden anularse sino por orden judicial. Por tal motivo, la nulidad de un acta está sujeta a derecho, conforme lo establece el Art. 18 del Código Civil: «Los actos prohibidos por las leyes son de ningún valor, si la ley no designa otro efecto para el caso de contravención».

A su vez, el Art. 1038 del Código Civil dice: «La nulidad de un acto es manifiesta, cuando la ley expresamente lo ha declarado nulo, o le ha impuesto la pena de nulidad. Actos tales se reputan nulos aunque su nulidad no haya sido juzgada.»

Sobre las nulidades, el Código Civil en su Art. 1039 expresa lo siguiente: «La nulidad de un acto jurídico puede ser completa o sólo parcial. La nulidad parcial de una disposición en el acto, no perjudica a las otras disposiciones válidas, siempre que sean separables

Si cierto acta fue impugnada vía Carta Documento, o la Asamblea en sí misma lo fue como acto jurídico, hasta tanto el juez no se expida, seguirá teniendo vigor lo estipulado, en base a que el Código Civil establece, muy claramente en su Art. 1046 que «Los actos anulables se reputan válidos mientras no sean anulados; y sólo se tendrán por nulos desde el día de la sentencia que los anulase

Por último, en caso de anulación judicial y conforme al Art. 1050 del Código Civil, tenemos que: «La nulidad pronunciada por los jueces vuelve las cosas al mismo o igual estado en que se hallaban antes del acto anulado

El Art. 1049 del Código Civil dice con respecto al que causó la irregularidad: «Tampoco puede pedirla por razón de violencia, intimidación o dolo, el mismo que lo causó, ni por el error de la otra parte el que lo ocasionó».

 

 

 

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