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Grupo CaiXas

Administración de Consorcios


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  Administración: Libros y Documental  
 
   
  Libros Obligatorios y Optativos

Información Adicional:
Libro de Actas
Libro de Control Sanitario
Libro de Control de Seguridad Edilicia
Libro de Firmas
Libro de Órdenes
Libro de Remuneraciones
Documentación Obligatoria
 
 
 
  Libros y Documentación Básica  
  (Si necesita saber más sobre toda la documentación necesaria para resguardarse, véase "Documentación")  
 
Libro de Actas (Obligatorio a Nivel Nacional)
Decreto 18.734/1949, Art. 5º

Debe rubricarse en el Registro de la Propiedad inmueble y, en caso de extravío o destrucción, se deberá confeccionar otro que también deberá rubricarse mediante Escribano Público.

Se transcriben las resoluciones de la Asamblea de Copropietarios, las cuales deben ser firmadas por todos los presentes, salvo que el Reglamento establezca otra cosa.

Es conveniente transcribir íntegramente la totalidad de las resoluciones para evitar cualquier tipo de suspicacia o malentendido. (Ver más)
 

Libro de Administración (Obligatorio a Nivel Nacional)
Decreto 18.734/1949, Art. 5º

Se exige su rúbrica en el Registro de la Propiedad del Inmueble.

Si bien no requiere ser llevado con las formalidades propias de los libros de comercio, en este libro debe asentarse todo el movimiento económico del Consorcio.

Su importancia es crucial, ya que de estas constancias se extraerán las rendiciones de cuentas, los gastos del Consorcio y las expensas que cada propietario estará obligado a abonar como así también los respectivos arqueos mensuales para el Balance.

Correctamente llevado y periódicamente actualizado, este Libro permite a los consorcistas controlar el manejo de los fondos por parte del Administrador y es un elemento probatorio de vital importancia en las querellas entre Administrador y copropietarios, ante peritos contables en toda ocasión en que se suscribe un pleito que llegue a los estrados de la Justicia.


Libro de Remuneraciones y Registro de Empleados (Obligatorio a Nivel Nacional)
Constituido por la Ley Nº 20.744 de Contrato de Trabajo rubricado ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, cuyos inspectores suelen requerirlo.
Es obligatorio aunque se tenga un solo empleado.

En él deben asentarse y actualizarse todos los datos relativos al personal: fecha de ingreso, horarios, remuneraciones, aportes, licencias, egreso, etc.

Es necesario aclarar que, -en caso de juicio laboral-, la falta de datos o actualización de este libro originan una presunción a favor del trabajador, por lo que no está de más reiterar la importancia de registrar correctamente toda la información y mantenerlo al día. (Ver más)


Libro de Órdenes (Obligatorio a Nivel Nacional)
Exigido por el Art. 25 de la Ley 12.981 rubricado en el Ministerio de Trabajo y Seguridad social.

En él se asientan todas las obligaciones del personal, y las órdenes que se le imparten, por lo que también resulta un esencial elemento probatorio en todo conflicto de índole laboral que pudiera suscitarse. (Ver más)



Libro de Inspección de Ascensores (C.A.B.A.)
Rubricado por el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y los Municipios provinciales.

Previsto en la Ordenanza 49.308/95 y Decreto 220/96 (vigente para el ámbito geográfico de la Ciudad de Buenos Aires, sin perjuicio de lo que dispusieren los códigos de edificación de las diferentes municipalidades de la República).

El decreto 220/96 fue derogado por el Decreto 578/2001 por el cual perdieron vigencia todos los "permisos de conservador" concedidos por aplicación del artículo 6º del citado Decreto 220.

Este nuevo decreto crea en el ámbito de la Dirección General de Fiscalización de Obras y Catastro un "Registro de Conservadores". El Decreto 879/06, a su vez, derogó  por tiempo indeterminado las tarjetas de control.

En dicha Dirección General se rubrica el Libro, que debe permanecer en el edificio a disposición de la empresa conservadora, del representante técnico y de la Inspección Municipal.

El "Libro de Inspección" contemplado por el Párrafo 8.10.3.1 "Conservación de las Instalaciones" inciso a) del Código de Edificación de la Ciudad de Buenos Aires, deberá contener las características y requisitos que se describen en el ANEXO 11 del Decreto 578, modificado por Decreto 1.734/2002, que incorpora nuevamente la obligación de contar con las tarjetas de control de seguridad y rótulos dentro de la cabina del ascensor y junto a las puertas en la planta baja.


Libro de Registro de Firmas de Propietarios (C.A.B.A.)
Ley 3.254, Art. 9º, Inc. e)
Decreto 551/2010, Art. 9º, inc. d) y e)

Por lo general cada foja del libro se destina a una unidad funcional donde se asentarán hasta 4 titulares de la misma, número de unidad funcional, piso, departamento y el porcentual que le corresponde según el Reglamento de Copropiedad. Además de los datos completos de los propietarios, se exige su firma y carácter de la misma.

También consta el estado de regularidad jurídica de cada uno de ellos como, también, -y en caso de rentar el bien-, los datos particulares de sus eventuales inquilinos. (Ver más)


Libro de Control Sanitario y Agua Potable (C.A.B.A.)
Ordenanza 45.593/1992, Art. 1º
Decreto 2.045/1993

El propósito del mismo es asegurar la confiabilidad del agua potable en todos los edificios de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, plasmándose en él los resultados del análisis del agua potable.

El Libro de Control Sanitario y Agua Potable deberá contar con una apertura realizada por escribano público quien deberá consignar el inmueble en cuestión, la fecha de apertura, el uso que se le dará al libro y la cantidad de folios. (Ver más)


Libro de Control de Seguridad Edilicia (C.A.B.A.)
Disposición 5.363 / DGDYPC / 2010

Esta norma rige exclusivamente dentro de la Ciudad de Buenos Aires y su objetivo es la obtención de una “Certificación de Edificio Seguro”.

El “Libro de Control de Seguridad Edilicia” tiene como fin de efectuar el registro de la fiscalización en los inmuebles comprendidos por la disposición, para satisfacer las necesidades de control y fiscalización. El mismo deberá permanecer en el inmueble ante eventuales inspecciones.

Este libro deberá constar con la apertura ante escribano público asentando el inmueble, el uso que se le dará al mismo, la fecha de apertura, el nombre y la cantidad de folios, en cada uno de los cuales se deberá llevar preimpreso el diseño establecido en el Anexo I de la Disposición. (Ver más)



Libro de Ingreso y Egreso de Proveedores (C.A.B.A.)
Disposición 5.003 / DGDYPC / 2011


Deberán registrarse en él los datos del ingreso y egreso de todos los proveedores abocados al mantenimiento de los bienes comunes del consorcio, quedando exentas las contrataciones particulares de los consorcistas. Esto es: todo aquel que ingrese en calidad de proveedor tendrá que ser registrado para facilitar su posterior control, como también, evitar el ingreso de personal que no cumpla con la normativa vigente.
 

Libro de Datos y Declaraciones Juradas (C.A.B.A.)
Disposición 470 / DGDYPC / 2013

Libro de Datos 2010-2011-2012.
Reemplaza a los libros de Control y Seguridad Edilicia, Libro de Control Sanitario y Agua Potable y Libro de Ingreso y Egreso de Proveedores derogados por la Disposición 1809.

 


Libros no obligatorios

Libro de registro de correspondencia
En este libro se asienta la correspondencia recibida a diario y sirve a efectos de controlar reales recepciones, extravíos, adulteraciones o robo de la misma.
Puede ser llevado por el encargado, un miembro del Consejo de Administración o una persona designada para tal fin perteneciente al consorcio del edificio.

Libro de inventario
En este libro consta el inventario de los bienes adquiridos por el consorcio. Por ejemplo: cestos de residuos, cortinados, maceteros, espejos, luces de emergencia, rampas o sillas para inválidos, etc.

Libro de asuntos legales
Este libro será el encargado de recolectar todo lo concerniente a los asuntos legales y/o judiciales que involucran al consorcio en relación a terceros, externos o internos (encargados, copropietarios e inquilinos). Puede complementarse con un anexo en el cual se adjunten leyes, decretos o disposiciones afines a los intereses del consorcio.

Registro de proveedores y presupuestos
Muchas veces, es conveniente tener armado un libro de proveedores y presupuestos presentados para los respectivos trabajos de servicio o mantenimiento a efectos de llevar un seguimiento general del movimiento generado por los mismos en el edificio.
Este libro, -en caso de transferencia de mandato administrativo-, permite:

* Contar con datos de las personas o empresas proveedoras de servicios al consorcio
* Llevar el detalle de los acuerdos previos y cuotas saldadas o pendientes de pago
* Estar a disposición de cualquier copropietario para revisar y comparar gastos
* Mantener al corriente al Consejo de Administración en caso de ausencia del Administrador

 
     
   
 

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